Saber organizar tus tareas en función de su prioridad, cumplir plazos y aprovechar eficazmente las horas de trabajo, resultan herramientas fundamentales para optimizar al máximo tu productividad. 

En todos los ámbitos de tu vida, saber gestionar el tiempo resulta imprescindible para que todos tus proyectos personales y laborales puedan fructificar y no te veas sobrepasado por la excesiva carga de trabajo. Trabajar bien no es sinónimo de trabajar mucho, sino de trabajar de manera eficiente.

A continuación, te dejamos algunos trucos para mejorar la gestión del tiempo y optimizar tu productividad en el entorno laboral, tanto si estás trabajando en un laboratorio como en cualquier departamento de una compañía farmacéutica:

1. Utiliza una agenda/calendario: es muy recomendable que dediques un día a planificar tu semana, y dejes registrados en una agenda analógica o virtual todos tus quehaceres, reuniones y los objetivos que debas cumplir. Es mejor dejar calendarizadas tus tareas en lugar de confiar ciegamente en tu memoria.
2. Clasifica las tareas: además de planificar tu semana, también es aconsejable anotar la prioridad de las tareas (importancia), plazo de entrega (urgencia) y la carga de trabajo que cada una requiera. Una vez tengas organizadas tus tareas en función del plazo y jerarquía, será mucho más sencillo organizarse. Hay que resolver con inmediatez las tareas urgentes, sin olvidar ni descuidar las importantes que no requieran un plazo de entrega tan próximo, dedicándoles un par de horas diarias o semanales.
3. Establece tiempos a las tareas: es muy útil que a cada tarea le establezcas un tiempo mínimo y máximo aproximado para completarlas. De esta manera, evitarás dedicarle tiempo innecesario o desproporcionado a tareas menores que no lo requieren, y te obligarás a trabajar diaria o semanalmente en tareas más importantes a vista más lejana en el tiempo. Contempla posibles imprevistos, deja un par de días de margen para completar tareas.
4. Mantén tu área de trabajo ordenada: cuantas menos distracciones tengas a tu alcance, más fácil será mantener la concentración y menos tiempo perderás buscando documentos. Intenta tener encima de área de trabajo únicamente aquello que utilices a diario, si trabajas con documentos físicos organízalos en carpetas o pilas, mantén el escritorio de tu portátil ordenado, poyata de laboratorio despejado... 
5. Evita la procrastinación: las tareas más tediosas, aburridas o exigentes suelen evitarse en el tiempo hasta que es estrictamente necesario ponerse con ellas y completarlas. Para evitar la procrastinación y dedicar el tiempo suficiente a cada tarea, es recomendable completar primero y empezar con aquellas tareas que más pereza te den, para así aprovechar que tienes más energía y no estás saturado de la jornada laboral. Cuando las completes, ponte con las tareas más livianas.
6. Identifica los “ladrones de tiempo”: los ladrones de tiempo son aquellas distracciones o tareas a las que se les dedica tiempo innecesario durante la jornada laboral. Algunos ejemplos pueden ser dedicar demasiado a responder correos electrónicos, hacer varias pausas de café y entablar conversaciones con tus compañeros, descansos para fumar, consultar el móvil y las RRSS, atender llamadas telefónicas... Una vez identificado qué es aquello que nos distrae más de la cuenta, es importante reducirlos e incluso evitarlos para así poder optimizar al máximo tus horas de trabajo, y no llevarte tareas fuera de la jornada laboral.
7. Haz descansos: para ser lo más eficiente posible, es recomendable hacer pausas de trabajo para renovar energías y recargar las pilas. Si estableces un horario para hacer un descanso más prolongado, te concentrarás mejor y evitarás interrupciones. Si te sirve de ayuda, puedes seguir el método “Pomodoro”, una técnica de gestión del tiempo que consiste en realizar 4 ciclos intensivos de trabajo de 25 minutos con pausas de 5 minutos entre ciclo y ciclo, y una pausa de 15-30 minutos al acabar el último ciclo. Descansar no solo es necesario durante la jornada laboral, sino también al salir del trabajo y los fines de semana. Trata de no llevarte trabajo fuera de la oficina, y dedica tu tiempo libre exclusivamente a ti.
8. Aprende a delegar tareas y a decir que no: en ocasiones se tiende a pensar que nadie va a hacer una tarea mejor que tú mismo. Sin embargo, cuando se está sobrecargado de trabajo es mejor delegar la tarea y designársela a otro miembro de tu equipo, para así no perder tiempo con tareas que te roban demasiado tiempo para que así, además, la otra persona gane responsabilidad, confianza y se sienta valorado. De la misma manera, si alguien te pide que le ayudes con alguna tarea, prioriza la urgencia/importancia de tus responsabilidades y solo acepta a ayudar si realmente tienes tiempo y conocimiento.

No importa en qué área de la industria farmacéutica trabajes, ser capaz de organizar tu tiempo y saber cumplir los objetivos y plazos establecidos siempre van a ser requisitos demandados por las empresas del sector biosanitario.

Referencias:

1. Holded. 10 hábitos para optimizar el tiempo en el trabajo. [Internet]. [Acceso mayo 2024]. Disponible en: https://www.holded.com/es/blog/optimizar-el-tiempoutm_adgroupid=149205955432&utm_keyword=&campaignid=20077725085&adgroupid=149205955432&adid=528503650936&hld_device=c&hld_network=g&hld_matchtype=&utm_source=google&utm_medium=cpc&utm_campaign=dsa_20077725085&utm_term=&utm_content=149205955432_528503650936&hsa_src=g&hsa_kw=&hsa_mt=&hsa_acc=7276020979&hsa_grp=149205955432&hsa_ad=528503650936&hsa_cam=20077725085&hsa_tgt=dsa-1651557827660&hsa_net=adwords&hsa_ver=3&gad_source=1&gclid=EAIaIQobChMIzuK3icm8hQMVkqloCR1slA2EEAAYASAAEgKVAvD_BwE
2. The power Business school. 11 tips de gestión de tiempo que te convertirán en una persona eficiente. [Internet]. [Acceso mayo 2024]. Disponible en: https://www.thepowermba.com/es/blog/11-tips-de-gestion-de-tiempo